Секретарь руководителя

Описание

Навыки делопроизводства. Опыт работы на аналогичной должности приветствуется, можно и без опыта работы. Умение общаться по телефону. Устное и письменное владение языком.

Обязанности

Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя. Приём корреспонденции . Её нужно передавать в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведение делопроизводства . Секретарь применяет компьютерную технику для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. Подготовка документов и материалов , необходимых для работы руководителя. Слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение. Организация телефонных переговоров руководителя, запись полученной информации и доведение до его сведения её содержания. По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний , проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Контроль за исполнением работниками организации приказов и распоряжений руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или ввод текущей информации в банк данных. Организация приёма посетителей , содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Копирование документов на копировальном аппарате.